עובדי הארגון הם המשאב החשוב ביותר להפעלתו השוטפת של הארגון. בעבר ניהול משאב זה היה מסובך ודרש השקעת מאמצים רבים, אולם, עם הפיתוח של תוכנת נוכחות עובדים, הפך גם הניהול של משאב זה לפשוט בהרבה.
העובד יכול אולי להימצא בסביבת הארגון ולעמוד לרשותו במשך שעות רבות אך יש הבדל בין שעות עבודת העובד ושעות הנוכחות שלו. בקרת נוכחות עובדים היא האמצעי היעיל ביותר לבדיקת שעות הנוכחות ושעות העבודה של העובדים בכדי להבטיח מיצוי מקסימאלי של זמנו של העובד לטובת הארגון.
תפקידה של מערכת נוכחות עובדים יעילה היא לספק אנאליזה מקיפה של דו"ח נוכחות עובדים בארגון. בעידן של גמישות תעסוקתית, בו על מעסיקים להתמודד עם יצירת דו"חות נוכחות עבור עובדים באתרים מבוזרים (עובדי שטח), עובדים ניידים או עובדים אשר מועסקים מביתם.
לרוב, עובדים אלו משתמשים בשעוני נוכחות ידניים (קבועים או ניידים), דיווח נוכחות באמצעות האינטרנט או שעוני נוכחות אלקטרוניים.
על מערכת נוכחות יעילה לאפשר למנהלים ולמחלקת משאבי האנוש להגדיר באופן גמיש הסכמי עבודה קבוצתיים ואישיים, אחריהם תוכל המערכת לעקוב ולדווח בהתאם להם למחלקות המתאימות (מחלקת שכר או מחלקת ניהול כוח אדם ומשאבי אנוש).
מה החשיבות של בקרת נוכחות עובדים לתוצאות העסקיות של החברה?
שעות העבודה ושעות הנוכחות של העובד משליכות על סוגיות רבות הקשורות לניהולו התקין ורווחיות הארגון. מדידת שעות העבודה של העובד דרך תוכנת נוכחות עובדים היא חלק מבדיקת יעילותו הכלכלית של הארגון. תוכנת נוכחות עובדים מספקת נתונים אודות שעות הנוכחות של העובד, שעות העבודה שלו בפועל, תפוקת העובד וכדומה.
תוכנת נוכחות עובדים מאפשרת לארגון לקבל מידע מדויק על עבודת הארגון שיכול לסייע בהגדלת רווחיות הארגון.
מהי השפעתה של בקרת נוכחות עובדים על עבודתו של העובד?
אחד המדדים הטובים ביותר לבחינת יעילות העבודה בארגון הוא תפוקת העובד. ככל שתפוקת העובד גבוהה יותר גם יעילות העבודה בארגון תהיה גבוהה יותר. לרוב, תפוקתו של עובד שיודע שתפוקתו מנוטרת באמצעות בקרת נוכחות עובדים תהיה גבוהה יותר מזו של עובד שאין פיקוח על עבודתו. תוכנת נוכחות עובדים שמאפשרת לגלות היכן טמונות הבעיות בעבודת הארגון ומאפשרת, בזכות המודעות, גם למצוא פתרונות לבעיות אלו. דרך הטמעת תוכנת נוכחות עובדים אפשר גם לתגמל עובדים עם תפוקה גבוהה וכך לתמרץ עובדים בצורה שתועיל לשני הצדדים.
מה החשיבות של בקרת נוכחות עובדים לחישובי שכר העובד?
מלבד החשיבות העסקית של שעות עבודה ונוכחות, שעות העבודה מהוות את רכיב השכר העיקרי במשכורתו של העובד. בקרת נוכחות עובדים היא כלי יעיל גם בנושא זה משום שהיא מאפשרת לעשות חישובי שכר מדויקים לכל עובד בארגון.
ההבדל בין שעות נוכחות ושעות עבודה רלבנטי גם לפן החוקי של חישוב השכר. חוק שעות מנוחה ועבודה תשי"א-1951 קובע ששעות עבודה הן הזמן שבו העובד נמצא לרשות המעסיק. כך, לפי פסיקת בית הדין לעבודה זכאי העובד לקבל שכר על שעות עבודתו בפועל אך לא בהכרח בכל הנסיבות על כל שעות נוכחותו.
כל אלו הופכים את הצורך של הארגון להטמיע תוכנת בקרת נוכחות עובדים במערכת לצורך מיידי.
